Stimmenthaltung und ungültige Stimmen: Mehrheiten richtig zählen

Bei einer knappen GmbH-Abstimmung muss jede Stimme einer klaren Kategorie zugeordnet werden. Zustimmung, Ablehnung, Enthaltung, eine ungültige Stimmabgabe, Nichtteilnahme und ein Stimmverbot haben unterschiedliche Prüfungsfragen.

§ 39 Abs 1 GmbHG stellt grundsätzlich auf die einfache Mehrheit der abgegebenen Stimmen ab. Für die konkrete Zählung sind deshalb die gesetzliche Regel, der Gesellschaftsvertrag, der Beschlussantrag und die Stimmberechtigung gemeinsam zu lesen.

Mehrheitsbasis nach § 39 GmbHG bestimmen

Nach § 39 Abs 1 GmbHG werden Beschlüsse grundsätzlich mit einfacher Mehrheit der abgegebenen Stimmen gefasst, soweit Gesetz oder Gesellschaftsvertrag nichts anderes bestimmen. § 39 Abs 2 GmbHG knüpft die Stimmen zunächst an die übernommene Stammeinlage. Der Gesellschaftsvertrag kann die Stimmgewichtung abweichend ordnen, jedem Gesellschafter muss aber mindestens eine Stimme bleiben.

Für die Prüfung müssen drei Ebenen auseinandergehalten werden: die Beteiligungsquote, die Zahl der zustehenden Stimmen und die Berechnungsbasis des konkreten Beschlusses. Eine höhere Kapitalbeteiligung beantwortet daher nicht allein, welche Stimmen bei einer bestimmten Abstimmung zählen. Bei einer schriftlichen Beschlussfassung gilt zusätzlich die Sonderregel des § 34 Abs 2 GmbHG.

Der Mehrheitskatalog für Grundsatzentscheidungen vertieft die Abgrenzung von Kapitalquote und Stimmgewicht. Dieser Beitrag konzentriert sich auf die Behandlung einzelner Stimmen in der konkreten Abstimmung.

Enthaltung, ungültige Stimme und Nichtteilnahme unterscheiden

Eine Zustimmung und eine Ablehnung sind gültige Stimmabgaben mit entgegengesetztem Inhalt. Eine Enthaltung bringt dagegen gerade keine Zustimmung oder Ablehnung zum Antrag zum Ausdruck. Sie sollte deshalb in der Stimmenliste und im Protokoll als eigene Kategorie erscheinen. Ob der Gesellschaftsvertrag für eine besondere Mehrheit zusätzliche Regeln zur Enthaltung enthält, ist gesondert zu prüfen.

Eine ungültige Stimme betrifft die konkrete Art der Stimmabgabe. Wenn die Stimme etwa dem Antrag nicht eindeutig zugeordnet werden kann oder eine vorgeschriebene Form nicht einhält, darf sie nicht ohne Prüfung als gültiges Ja oder Nein behandelt werden. Der Grund der Ungültigkeit gehört in die Beschlussakte. Eine pauschale Umdeutung in eine Enthaltung ist ebenso wenig belastbar wie die automatische Zählung als Gegenstimme.

Nichtteilnahme ist von der Enthaltung zu trennen. Wer nicht anwesend oder nicht vertreten ist, gibt keine Stimme ab. Die Stimmenliste sollte deshalb für jede stimmberechtigte Person zumindest Beteiligungsquote, Stimmgewicht, Anwesenheit oder Vertretung, Stimmstatus und allfällige Einwendung ausweisen.

Stimmberechtigung vor der Zählung prüfen

Die Beteiligungsquote allein entscheidet nicht über die Stimmberechtigung in jedem Beschluss. Nach § 39 Abs 3 GmbHG ist die Ausübung des Stimmrechts durch einen Bevollmächtigten zulässig, wenn eine schriftliche Vollmacht vorliegt, die auf die Ausübung dieses Rechts lautet. Vertretungsnachweis und Umfang der Vollmacht sollten vor der Abstimmung festgehalten werden.

§ 39 Abs 4 GmbHG schließt einen Gesellschafter vom Stimmrecht aus, wenn er durch den Beschluss von einer Verpflichtung befreit oder ihm ein Vorteil zugewendet werden soll. Das gilt auch für bestimmte Rechtsgeschäfte oder Rechtsstreitigkeiten zwischen Gesellschafter und Gesellschaft. Nach § 39 Abs 5 GmbHG bleibt das Stimmrecht bei der eigenen Bestellung oder Abberufung als Geschäftsführer, Aufsichtsrat oder Liquidator unbeschränkt.

Ein Stimmverbot betrifft die Berechtigung zur Teilnahme, eine ungültige Stimme die konkrete Ausführung der Stimmabgabe. Diese Fragen müssen in der Akte getrennt beantwortet werden. Bei Geschäften mit einem Gesellschafter hilft die Prüfung von Eigengeschäft und Befangenheit.

Stimmenliste und Beschlussantrag aufeinander abstimmen

Vor der Auszählung sollte feststehen, welcher Beschlussantrag zur Abstimmung steht. Die aktuelle Fassung des Gesellschaftsvertrags, Nachträge, Beteiligungsübersicht, Vollmachten und die Liste der anwesenden oder vertretenen Personen müssen denselben Vorgang abbilden. Ändert sich der Antrag, ist die Stimmberechtigung für den neuen Gegenstand erneut zu prüfen.

Für jede stimmberechtigte Person sollten mindestens die zustehenden Stimmen, der Stimmstatus und das Ergebnis dokumentiert werden. Ein praktikables Schema trennt gültiges Ja, gültiges Nein, Enthaltung, ungültige Stimmabgabe, Nichtteilnahme und Stimmverbot. Die anschließende Mehrheitsrechnung muss ausdrücklich angeben, welche Kategorien in die maßgebliche Bezugsgröße einfließen.

Die Checkliste zu Stimmrechten und Mehrheiten unterstützt die Unterlagenprüfung. Sie ersetzt keine Auslegung des konkreten Vertrags, macht aber fehlende Nachweise und uneinheitliche Zählungen sichtbar.

Niederschrift und Beschlusskopie vollständig führen

Nach § 40 Abs 1 GmbHG sind die Beschlüsse der Generalversammlung unverzüglich in eine Niederschrift aufzunehmen. Die Niederschriften und schriftlich gefassten Beschlüsse sind geordnet aufzubewahren. Für die Stimmenzählung bedeutet das: Das Protokoll sollte neben dem Ergebnis auch die maßgebliche Mehrheitsregel, den Stimmenstatus, Einwendungen und die verwendete Fassung des Antrags nachvollziehbar festhalten.

Nach § 40 Abs 2 GmbHG ist jedem Gesellschafter ohne Verzug eine Kopie der gefassten Beschlüsse unter Angabe des Tages der Aufnahme in die Niederschrift mittels eingeschriebenen Briefes zuzusenden. Der Versand sollte mit einem geeigneten Nachweis abgelegt werden. Der Beitrag zum Beschlussprotokoll als Beweis behandelt die damit verbundene Dokumentation ausführlicher.

Eine saubere Niederschrift beweist nicht automatisch die materielle Wirksamkeit des Beschlusses. Sie schafft aber eine überprüfbare Grundlage dafür, wie Antrag, Stimmberechtigung, Zählung und festgestelltes Ergebnis zusammenhängen.

Schriftlichen Weg nach § 34 GmbHG gesondert behandeln

Nach § 34 Abs 1 GmbHG werden Beschlüsse grundsätzlich in der Generalversammlung gefasst. Der schriftliche Weg setzt voraus, dass sich sämtliche Gesellschafter im Einzelfall schriftlich mit der zu treffenden Bestimmung oder zumindest mit der Abstimmung im schriftlichen Weg einverstanden erklären. Eine bloße Mehrheitsentscheidung über die Verfahrensart reicht dafür nicht.

§ 34 Abs 2 GmbHG bestimmt für die schriftliche Abstimmung eine andere Berechnungsbasis: Die erforderliche Mehrheit wird nach der Gesamtzahl der allen Gesellschaftern zustehenden Stimmen berechnet, nicht nach der Zahl der abgegebenen Stimmen. Diese Besonderheit muss im Prüfvermerk und im Ergebnis klar von einer Präsenzabstimmung getrennt werden.

Auch im schriftlichen Verfahren müssen Antwort, Enthaltung, ungültige Erklärung, fehlende Rückmeldung und ein allfälliges Stimmverbot eindeutig zugeordnet werden. Die Abgrenzung zur Präsenzversammlung ist bei der Mehrheitsordnung im Gesellschaftsvertrag mitzudenken.

Anfechtungsrisiko vor der Umsetzung einordnen

Vor der Umsetzung eines knappen Beschlusses sollten Antrag, Gesellschaftsvertrag, Stimmenliste und Protokoll in derselben Fassung gelesen werden. Die Prüfung fragt, ob die richtige Mehrheitsregel angewendet wurde, ob alle Stimmen korrekt zugeordnet sind und ob Stimmverbote oder Vollmachtsmängel berücksichtigt wurden.

§ 41 Abs 1 GmbHG nennt als Anfechtungsgrund unter anderem einen Beschluss, der nach Gesetz oder Gesellschaftsvertrag als nicht zustande gekommen anzusehen ist oder zwingende Vorschriften verletzt. Nach § 41 Abs 4 GmbHG muss die Klage binnen einem Monat vom Tag der Absendung der Kopie nach § 40 Abs 2 GmbHG erhoben werden. Die Absendung und ihr Nachweis gehören deshalb in die Beschlussakte.

Für die konkrete Gesellschaft bleiben Vertragswortlaut, Beschlussgegenstand und tatsächlicher Ablauf entscheidend. Wer die Prüfung mit neuen Beiträgen zum Gesellschaftsrecht begleiten möchte, kann die BRANDaktuellen Rechtsnews abonnieren.

Häufige Fragen zu Enthaltungen und ungültigen Stimmen